Każda działalność generuje koszty. W najbardziej podstawowej wersji, w przypadku malej firmy są to wydatki przedsiębiorcy i właściciela w jednej osobie. Rozliczając się w ramach książki przychodów i rozchodów, czyli popularnej PKPiR, przedsiębiorca wpisuje w pozycji kosztów wydatki ponoszone przez niego osobiście. Wielkość płaconego podatku jest bezpośrednio zależna między innymi od wysokości poniesionych wydatków, czyli wygenerowanych kosztów. Stąd oczywiste dążenie do zwiększania wartości liczbowych w pozycji koszty uzyskania przychodów w PKPiR.
Pojęcia kluczowe – charakter poniesionych kosztów i cel wydatkowania
Oczywiście nie mogą to być dowolne koszty. W każdym przypadku zaliczenie wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów musi być uzasadnione. Wydatkami uzasadnionymi są takie, które ponosi się nawet osobiście, ale na działania związane bezpośrednio z prowadzoną przez siebie działalnością. Zgodnie z definicją wynikającą z przepisów prawa, celem ponoszenia tych wydatków – pośrednim lub bezpośrednim – musi być osiąganie przychodu, bądź zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła.
Przykładowo: wyjazd samochodem do klienta, podczas którego tankujemy paliwo, kupujemy bilet parkingowy oraz zaopatrujemy się w teczkę na dokumenty, w której przekażemy je kontrahentowi wiąże się z działalnością, którą prowadzimy. Odliczyć można zarówno koszt paliwa w obie strony, koszt parkowania podczas wizyty u klienta oraz kwotę zapłaconą za teczkę – wszystkie te wydatki prowadzą do podpisania umowy i przyszłego dochodu. Ale już powrót od klienta, kiedy zechcemy zjeść po drodze burgera i w tym celu zjedziemy z trasy i znów zatankujemy samochód nie zostanie w całości zaliczony w poczet koniecznych wydatków. Zarówno wydłużenie trasy, jak i posiłek nie są wydatkami uznawanymi za związane z działalnością i nie były konieczne dla zabezpieczenia przyszłych przychodów.
Gdzie znaleźć wykładnię prawną i przykłady prawidłowego rozliczania kosztów działalności?
Często zdarzają się sytuacje, kiedy przedsiębiorca ma wątpliwości, czy może zaliczyć dane wydatki w poczet kosztów. Istnieje grupa typowych wydatków uznawanych bezsprzecznie za firmowe. Należą do nich między innymi:
- zakup towarów handlowych,
- zakup materiałów biurowych na potrzeby firmy,
- zakup paliwa do pojazdu firmowego – przy czym ogromne ilości zużywanego paliwa w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi na przykład działalność przez Internet mogą zostać zakwestionowane
- wypłata wynagrodzeń dla pracowników.
Dobrym punktem odniesienia jest lista zawarta w Ustawie o podatku dochodowym, zawierająca spis wydatków, których nie można uznać za koszty firmowe. Jest to lista zamknięta, co oznacza, że pozycje nie ujęte na niej warunkowo mogą być uznawane za koszty poniesione w ramach prowadzenia działalności. Ale należy to podkreślić – warunkowo. Za każdym razem wpisanie konkretnej pozycji po stronie kosztów w księdze przychodów i rozchodów musi być uzasadnione koniecznością osiągania opisanego powyżej celu.
Istnieje również pojęcie „utrwalonej praktyki interpretacyjnej”, które wiąże się z często pojawiającymi się dylematami i ich dotychczasową interpretacją przez organy podatkowe. Analiza wydawanych dotąd w podobnych sprawach interpretacji pomaga zorientować się w zasadności poniesionych wydatków i powołać się na wykładnię z ostatnich 12 miesięcy przed rozpoczęciem bieżącego roku podatkowego.
Pomoc doświadczonych księgowych – nieoceniona
Jeśli jednak nadal pojawiają się wątpliwości interpretacyjne, warto skorzystać z porad profesjonalnych biur podatkowych. Wykwalifikowani, a przede wszystkim doświadczeni pracownicy z pewnością szybko i właściwie ocenią zasadność wydatków, które przedsiębiorca chciałby wpisać w poczet kosztów prowadzonej przez siebie działalności.
Źródło: MDDP Outsourcing – Biuro rachunkowe Warszawa
