W wyniku różnych zdarzeń losowych były pracownik może utracić swoje świadectwo pracy. Wówczas ma on prawo zgłosić się do byłego pracodawcy z prośbą o wydanie jego odpisu. Co w takiej sytuacji powinien zrobić przedsiębiorca? Jak wystawić duplikat świadectwa pracy? Przede wszystkim właściciel firmy powinien wystawić odpis najszybciej, jak to możliwe. Przepisy prawa pracy nie wskazują dokładnego terminu, więc przedsiębiorca nie ma obowiązku wydać duplikatu „od ręki”, czyli w dniu, gdy były pracownik bądź osoba upoważniona skierują wniosek o wydanie odpisu. Jednak uczciwy pracodawca nie będzie z tym zwlekał. Warto tutaj wspomnieć, że podstawą do wydania duplikatu jest wniosek z umotywowanym żądaniem wydania takiego dokumentu, w dowolnej formie, a więc zarówno pisemnie, jak i ustnie. Z takim wnioskiem może zgłosić się były pracownik, osoba pisemnie przez niego upoważniona, a w przypadku jego śmierci również były małżonek, który chce ubiegać się o rentę rodzinną.
Jak wystawić duplikat świadectwa pracy?
Jeżeli stosunek pracy wygasł z powodu śmierci pracownika, pracodawca musi sporządzić i przechowywać w aktach osobowych zmarłego oryginał świadectwa pracy, który powinien wydać pierwszej osobie, która się po niego zgłosi. Jednak przed wydaniem oryginału należy jeszcze sporządzić jego kopię, aby pozostali uprawnieni, którzy się zgłoszą po dokument, mogli otrzymać odpis świadectwa. Tylko jedna osoba uprawniona otrzymuje więc oryginał, pozostali dostają wyłącznie odpisy (duplikaty).
Duplikat świadectwa pracy powinien zawierać datę wystawienia oryginału, którą łatwo sprawdzić
Zgodnie bowiem z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracodawca ma obowiązek przechowywać kopię świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika. Bieżącą datę umieszcza się natomiast przy sporządzonej adnotacji, która wskazuje, że jest to duplikat. Jeśli odpis nie jest sporządzony przez osobę, która wystawiała oryginał świadectwa pracy, pod adnotacją podpisuje się pracownik upoważniony do wydania duplikatu, przystawia on również swoją pieczątkę, obok zamieszczając informację, kto wystawił oryginał świadectwa pracy.
Zwykle przyjmuje się, że sporządzenie odpisu świadectwa polega na przepisaniu danych z kopii posiadanej w aktach na aktualnym druku świadectwa pracy. Jednak niektóre urzędy zadowalają się jedynie kserokopią kopii posiadanej w aktach z adnotacją „Potwierdzam za zgodność z dokumentem posiadanym w aktach osobowych pracownika”. Warto więc, aby były pracownik wskazał, do jakich celów potrzebuje duplikatu i jaka jego forma jest honorowana.
